В условиях постоянной многозадачности и высоких требований к производительности многие задаются вопросом: возможно ли снизить нагрузку, не жертвуя результатами?
Ответ — да, и ключом к этому является философия бережливого производства, адаптированная для любой сферы деятельности, включая интеллектуальный труд. Об этом рассказывает эксперт в области бережливых технологий Дарья Веселова, заведующий кафедрой фармации КубГМУ, доцент кафедры превентивной медицины и новых технологий здоровьесбережения, руководитель центра бережливых технологий, кандидат фармацевтических наук, доцент.
«Часто бережливые технологии ошибочно ассоциируют только с сокращением издержек на производстве. На самом деле, ядро концепции — это фокус на ценности для конечного потребителя и устранение всего, что этой ценности не создает, — отмечает Дарья Веселова. — Применительно к организации личного труда «потребителем» становитесь вы сами, ваше время и энергия. Ценность — это тот значимый результат, ради которого вы работаете. А все остальное — лишние движения, ожидания, переделки, переключения внимания — является «мусором», который нужно выявлять и устранять».
Эксперт выделяет несколько ключевых принципов, которые позволяют сделать работу более осмысленной и менее затратной.
Картирование потока создания ценности. Прежде чем что-то оптимизировать, нужно увидеть процесс целиком. Распишите пошагово любую вашу регулярную рабочую задачу и этапы, которые для этого делаются. Возможно, вы с удивлением обнаружите, сколько этапов не продвигают дело вперед (поиск файлов в хаотичных папках, лишние согласования с коллегами, исправление своих же старых ошибок). Эта карта — отправная точка для улучшений.
Принцип «точно вовремя». Не создавайте «залежи» недоделанных задач. Лучше сфокусироваться на завершении одного-двух важных дел, чем иметь десяток, висящих на разных стадиях. Это снижает когнитивную нагрузку и уменьшает количество ошибок.
Стандартизация рутинных операций. У многих задач есть повторяющиеся элементы. Создайте для них шаблоны, чек-листы, папки-заготовки. Принятие решений на автомате — один из главных «пожирателей» умственной энергии. Стандартизация высвобождает ресурсы мозга для действительно творческих и сложных задач. «Рутинные процессы должны выполняться изо дня в день по одному плану, независимо от того, меняются сотрудники или нет. Они должны быть стандартизированы и таким образом работа станет проще», — отмечает эксперт.
Визуализация. Ваши планы, приоритеты и текущие проекты должны быть наглядно видны. Это может быть простая доска (физическая или цифровая) с колонками «Сделать», «В работе», «Готово». Визуализация снижает тревожность, не позволяет важному затеряться и дает чувство удовлетворения от перемещения задач в колонку «Готово».
Постоянное улучшение (Кайдзен). Бережливый подход — это не разовая акция, а культура. Ежедневно или еженедельно задавайте себе вопросы: «Что сегодня можно было сделать проще? Где я потерял время? Какой один маленький шаг завтра сделает мою работу эффективнее?». Не стремитесь к революции, достаточно микроулучшений.
С трибун, в СМИ, от работодателей и HR специалистов можно услышать: зумеры не хотят работать. Однако поколение Z совсем не против работы как таковой, а наоборот, склонно работать бережливо.
«Зумеры против закоренелых, устоявшихся подходов к работе. Они не хотят много и бессмысленно работать, а хотят сделать все быстро и ровно вовремя уйти домой. Если у зумера рабочий день до 17:00, в 17:00 он берет сумку и уходит, он не готов к переработкам. И это совсем не плохо. Как раз по этой причине молодежь очень хорошо реализует принципы бережливого производства — с меньшими затратами ресурса выполняет больший объем работы», — подчеркнула эксперт из КубГМУ.
«Многие люди боятся изменений по оптимизации с сокращением работы. — рассказывает Дарья Веселова — Однако именно такой подход позволяет не просто сократить рабочее время, а с затратой меньшего ресурса времени и сил выполнить больший по объему и лучший по качеству исполнения пул задач».
Таким образом, работа «меньше и проще» — это не миф, а достижимый результат перехода от хаотичного труда к осмысленному и технологично организованному процессу. Фокус на создании ценности и последовательном устранении потерь позволяет достигать большего с меньшими затратами сил и времени, что актуально как для целой организации, так и для каждого специалиста.
